Gambar, penawaran harga, dan daftar kemasan dapat menunjukkan berat yang berbeda untuk permintaan yang sama. Sebelum menganggap perbedaan tersebut sebagai kesalahan, periksa apa yang dicakup oleh setiap angka. Satu angka mungkin menjelaskan komponen tunggal yang dihitung, angka lain menjelaskan beberapa suku cadang yang dipasok, dan angka lainnya menjelaskan pengiriman yang telah dikemas.
Pertanyaan yang berguna adalah: apakah angka-angka ini untuk item, kuantitas, dan kondisi yang sama yang diidentifikasi, berdasarkan dasar pengukuran yang sama? Biarkan perbedaan yang tidak dapat dijelaskan tetap terbuka sampai pemasok memberikan rekonsiliasi tertulis.
1. Cantumkan dasar di samping setiap berat
Salin angka-angka tersebut ke dalam satu catatan perbandingan. Untuk setiap entri, catat:
- Referensi suku cadang lengkap, deskripsi, dan revisi gambar yang relevan.
- Apakah angka tersebut mencakup satu komponen, perakitan yang ditentukan, atau paket.
- Kuantitas dan satuan: misalnya, kg per buah atau kg untuk seluruh baris permintaan.
- Kondisi: baru, bekas, aus, diperbaiki, atau dimodifikasi dengan cara lain.
- Apakah angka tersebut dihitung, diperkirakan, atau diukur, serta sumber dan tanggalnya.
- Fiting, komponen lain, dan kemasan mana yang disertakan atau dikecualikan.
Jangan mengisi dasar yang hilang dengan asumsi. Angka yang hanya diberi judul “berat” memerlukan klarifikasi. Jika identitas suku cadang juga tidak pasti, gunakan daftar periksa identifikasi suku cadang terlebih dahulu.
2. Tanyakan apa yang diwakili oleh angka pada gambar
Massa yang dihitung dari model CAD bukanlah catatan penimbangan untuk suku cadang yang dikirimkan. Tanyakan revisi model dan pemilihan komponen mana yang menghasilkannya, serta material fisik apa yang ditetapkan.
Sebagai contoh, dokumentasi Autodesk menjelaskan bahwa bodi tersembunyi yang ikut disertakan dan densitas material yang salah ditetapkan dapat memengaruhi hasil perhitungan massa dalam Fusion. Dokumentasi properti fisik-nya juga menyatakan bahwa hasil tersebut menjumlahkan objek yang dipilih. Ini adalah alasan untuk memeriksa dasar perhitungan; hal tersebut tidak menunjukkan bahwa gambar suku cadang crusher tertentu salah.
Tetap beri label perhitungan sebagai hasil perhitungan. Jika penawaran memerlukan berat suku cadang baru yang dipasok, tanyakan kapan angka tersebut dapat diukur dan dicatat. Jangan gunakan berat sampel yang sudah aus sebagai berat suku cadang baru yang disepakati tanpa klarifikasi.
3. Rekonsiliasi kuantitas sebelum membandingkan total
Angka-angka berikut dibuat semata-mata untuk menjelaskan aritmatika. Angka-angka tersebut bukan spesifikasi produk, pengukuran aktual, atau penawaran GUBT.
| Catatan | Dasar asumsi | Angka |
|---|---|---|
| Gambar | Satu komponen, dihitung | 500 kg per buah |
| Penawaran | Dua komponen, estimasi berat bersih total | 1000 kg |
| Estimasi pengemasan | Dua komponen yang sama ditambah 80 kg kemasan | 1080 kg kotor |
Di sini, 500 kg × 2 = 1000 kg, dan 1000 kg + 80 kg = 1080 kg. Ketiga angka tersebut menjelaskan cakupan yang berbeda. Angka-angka tersebut, dengan sendirinya, tidak menunjukkan adanya perbedaan berat suku cadang. Perhitungan tersebut juga tidak mengonfirmasi berat terukur akhir atau apakah suku cadang tersebut memenuhi spesifikasinya.
Jika dua catatan masih tidak sesuai setelah kuantitas dan cakupan diselaraskan, mintalah pemasok untuk mengidentifikasi perbedaan yang tersisa. Jangan membuat persentase variasi yang dapat diterima dari contoh ini.
4. Pisahkan berat produk dari berat kiriman yang telah dikemas
Berat bersih dan kotor harus dibandingkan pada cakupan yang sama. Bersih tidak termasuk kemasan; kotor termasuk kemasan, sebagaimana diatur dalam panduan kolom faktur DHL. Berat bersih satu suku cadang tidak boleh dibandingkan secara langsung dengan berat kotor palet campuran.
Untuk paket campuran, tanyakan baris suku cadang dan kuantitas mana yang membentuk total bersihnya. Kemudian identifikasi kontribusi kemasan secara terpisah. Tandai estimasi awal sebagai estimasi, dan sepakati kapan angka paket akhir akan menggantikannya. Daftar periksa pengemasan mencakup pengidentifikasi paket, dimensi, dan informasi penerimaan untuk dicatat bersama angka-angka tersebut.
5. Selesaikan perbedaan dengan keputusan tertulis
Gunakan permintaan klarifikasi singkat:
Harap rekonsiliasi berat untuk referensi dan revisi ini. Sebutkan item yang disertakan, kuantitas, unit, dan kondisinya; identifikasi setiap angka sebagai hasil perhitungan, estimasi, atau pengukuran; serta pisahkan berat bersih dari berat kotor. Harap jelaskan perbedaan yang tersisa dan konfirmasikan catatan mana yang akan digunakan untuk penawaran harga dan daftar kemasan akhir.
Simpan respons tersebut bersama baris pertanyaan yang relevan. Jika suku cadang, revisi, atau cakupan perakitan yang berbeda diusulkan, tinjau perubahan tersebut sebelum menyetujui total yang telah direvisi.
Berat yang telah direkonsiliasi tidak menetapkan tingkat material, kecocokan dimensi, atau masa pakai. Sepakati pemeriksaan yang diperlukan secara terpisah menggunakan daftar periksa dokumen kualitas. Lembar kerja perbandingan ini bukan merupakan rencana pengangkatan atau pemasangan.
Untuk pertanyaan suku cadang GUBT, kirimkan referensi lengkap, kuantitas, dan angka yang memerlukan klarifikasi. Bagikan hanya dokumen yang Anda berwenang untuk menyediakannya. GUBT adalah pemasok independen; kompatibilitas, cakupan pasokan, dan ketersediaan dokumen dikonfirmasi untuk setiap pertanyaan.
